Viduro - KING KONG

Viduro - KING KONG

Inleiding

Bij Viduro zijn ze constant bezig met strategische vraagstukken voor bedrijven, overheden en overige organisaties. Om dit allemaal in goede banen te leiden is het van groot belang dat er goed inzicht is in hun eigen planning én in hun eigen presteren. Met dit vraagstuk kwam Viduro bij Archin.

De planning van Viduro werd op dat moment bijgehouden in een complexe Excel-sheet. Dit bood al enige houvast maar was te beperkt en was lastig te beheren. Daarnaast wordt er veel informatie verzameld in “King Business Software”, zoals relaties, projecten, urenregistraties, facturatie etc. Het was alleen lastig om de essentiële informatie snel inzichtelijk te hebben voor het stuurteam én voor de medewerkers persoonlijk.

De opdracht voor Archin was het plannen van het werk voor elke medewerker te vereenvoudigen, te versnellen en fouten in de planning zoveel mogelijk te voorkomen. Daarnaast was het van belang dat een up-to-date planning voor elke medewerker altijd eenvoudig beschikbaar is.

Naast de planning kreeg Archin de opdracht om een dashboard te ontwikkelen wat als “persoonlijke meter” kan dienen voor iedere medewerker van Viduro. Het dashboard moet de persoonlijke situatie van een medewerker tonen en hierbij gebruik maken van de bestaande gegevens uit “King Business Software”.

Aanpak

Bij aanvang van het project heeft Archin eerst een analyse uitgevoerd om inzichtelijk te krijgen wat de huidige situatie was, wat de wensen en eisen waren en de mogelijkheden voor het koppelen met “King”. Aan de hand van de uitkomsten van deze analyse zijn er wireframes (schetsen) uitgewerkt van alle schermen die nodig zijn voor de applicatie. De analyse samen met de wireframes vormden het functioneel ontwerp en het startpunt voor het ontwikkelen van de applicatie.

Door gebruik te maken van de softwareontwikkelmethode Scrum heeft Archin vrij snel een werkende eerste versie kunnen opleveren. Door elke twee weken te overleggen kon er snel en flexibel geschakeld worden en gingen we nieuwe inzichten niet uit de weg. Uiteindelijk werd er na een aantal sprints hetgeen opgeleverd waar Viduro mee aan de slag kon.

Resultaat

Voorheen werd de planning bijgehouden in een Excel-sheet, dit was zeer tijdrovend en foutgevoelig. Door Archin is er nu een webapplicatie ontwikkeld waarin iedereen zijn/haar eigen planning eenvoudig kan beheren en waardoor iedereen altijd en overal inzicht heeft in de actuele planning. De projectgegevens hiervoor worden rechtstreeks uit King gehaald, waardoor de kans op fouten nihil is. Doormiddel van een grafiek op het dashboard wordt precies duidelijk hoeveel uren er nog beschikbaar zijn en is het inzichtelijk hoeveel uren er per categorie zijn ingepland. In de planning kan elke medewerker ook inzien hoe het staat met het budget van het project en hoeveel uren er nog ingepland kunnen worden. Doormiddel van de kleuren groen en rood is in één oogopslag duidelijk of je te veel inplant.

Op het dashboard is voor elke medewerker een aantal KPI’s in te zien waarmee de medewerker inzicht krijgt in zijn/haar eigen presteren. De benodigde informatie wordt uit “King” gehaald zodat er geen dubbele registratie van gegevens nodig is. Aangezien de applicatie perfect aansluit op “King” heeft Viduro het de naam “Kong” gegeven.

Roos Deriks van Viduro aan het woord

In het begin stond ik sceptisch tegenover een kengetallen- en of planningssysteem. De systemen die ik tot dusver had gezien leken in eerste instantie heel handig, maar uiteindelijk moest er nog teveel handmatig worden aangepast om de juiste informatie naar boven te halen, dat ik er van af zag. Na enkele gesprekken met Archin bleek al gauw dat ze zich helemaal in ons ‘probleem’ hadden verdiept en dat ze meedenken in oplossingen, binnen de gestelde kaders. Het resultaat: een applicatie welke meer te bieden heeft dan in eerste instantie beoogd was, dit omdat het product gedurende het proces verder doorontwikkeld is. Dit is gelukt door gedurende de ontwikkeling goed bij het proces te blijven welke Archin leidde en omdat Archin de tijdlijn en afspraken duidelijk aanhield. Een 200% tevreden klant.