TenCate Protective Fabrics
TenCate Protective Fabrics is een toonaangevende wereldwijde producent van beschermende kleding voor Defensie, brandweer en specialistische beroepen zoals in de olie- en gasindustrie waar personeel ook 'vlamwerende' kleding draagt.
Bij TenCate Protective Fabrics is tijdens de implementatie van MS Dynamics NAV ook meteen gestart met de inrichting van de BI-omgeving. In deze ERP-omgeving wordt het volledige logistieke maar ook financiële proces ondersteund en vastgelegd. De behoefte aan een eenduidige rapportage voor inkoop, productie, verkoop en voorraad is dan ook evident.
Aanpak
Op basis van de bestaande rapportages/datasets is een inventarisatie gemaakt van de beschikbare data in MS Dynamics NAV. Om snel en flexibel zicht te krijgen op de onderliggende data zijn er met Jet Reports enkele rapportages uitgewerkt. Deze gaven relevante output van bepaalde processen waardoor hierop meteen kon worden bijgestuurd.
Parallel aan dit proces werd ook het data warehouse ingericht met Jet Analytics. Aangezien er een basis template beschikbaar is voor MS Dynamics NAV heb je dan ook meteen een aantal standaard cubes beschikbaar (inkoop, verkoop, voorraad, productie, debiteuren, crediteuren, grootboek). Dit geeft je de mogelijkheid om jouw data vanuit meerdere invalshoeken (dimensies) te presenteren en analyseren.
Het data warehouse en de cubes werden vervolgens aangevuld met bedrijfsspecifieke data zodat ook de bedrijfsspecifieke kengetallen gepresenteerd konden worden.
Standaard cubes
Een verdiepingsslag: de Sales Cube
In het vervolg van deze case richten we ons op de inrichting van de Sales Cube. Deze wordt “gevoed” door een 4-tal databronnen.
- MS Dynamics NAV: Actuele verkopen en actuele order positie
- Excel: Budget gegevens
- Forecast Sales: Forecast data voor de komende 6 maanden
- Salesforce
Om alle Sales gerelateerde kengetallen inzichtelijk te krijgen, wordt de beschikbare data uit de diverse bronnen samengevoegd tot één data warehouse tabel. Dit heeft tot gevolg dat je uiteindelijk vanuit één bron, de Sales cube, alle sales gerelateerde rapportages en dashboards kunt uitwerken.
Databronnen
Transformaties
Om data vanuit de diverse bronnen op het gewenste niveau te kunnen presenteren, wordt deze bewerkt of aangevuld met ontbrekende gegevens.
Voor de Budget data worden periode cijfers bijvoorbeeld omgezet naar cijfers op dag niveau door vanuit een jaarplanning het % bijdrage per dag te bepalen. Hierdoor wordt het mogelijk om gedurende het jaar, de werkelijke en de budget cijfers tot op dag niveau met elkaar te vergelijken.
Voor de import van de Salesforce data wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een bestaande rapportage binnen Salesforce. Deze komt in Jet Analytics beschikbaar als een aparte tabel en bevat meteen de gewenste data. Super handig!
Integratie webapplicatie
Gedurende het project kwam de wens naar voren om ook de Forecast Sales data toe te voegen. Deze dataset kwam tot stand door het uitwisselen van diverse Excel files tussen de salesmanagers. Dit was een tijdrovende en foutgevoelige aangelegenheid. Ook kon de data niet historisch worden vastgelegd, waardoor terugkijken naar vorige forecast periodes niet mogelijk was.
Om dit hele proces te stroomlijnen hebben we hiervoor een webapplicatie ontwikkeld. De sales medewerkers kunnen nu ongeacht hun locatie, de forecast data inzien en bewerken. De Forecast Sales applicatie is volledig geïntegreerd in het data warehouse, waardoor de data integriteit volledig is gewaarborgd.
“We hebben Archin leren kennen als een professionele organisatie die snel en zelfstandig te werk gaat” Simon te Hennepe - TenCate Protective Fabrics
Resultaat
Het uiteindelijke resultaat van al deze inspanningen is een Sales Cube voor snelle toegang tot de data en het uitvoeren van flexibele analyses. In deze cube is de Sales data “gekoppeld” aan o.a. Klant, Artikel en Datum tabellen. Hierdoor wordt het mogelijk om voor elke combinatie van deze gegevens dwarsdoorsnedes van de sales data te bekijken.
Power BI
Als kers op de taart zijn er op de cubes ook nog rapporten en dashboards ontwikkeld met Power BI. Van hieruit kan men top-down de hele organisatie monitoren, met de mogelijkheid om in te zoomen op specifieke kengetallen. Bepaalde rapportages zijn ook beschikbaar gesteld aan eindgebruikers, waarbij uiteraard de geldende datarestricties in acht zijn genomen.
Simon te Hennepe
Manager Finance & Control Europe at TenCate Protective Fabrics
In samenwerking met Archin hebben we de afgelopen 3 jaren veel rapportages opgezet en het datawarehouse ontworpen. Dit wordt door diverse afdelingen (Sales, Operations, Finance) naar grote tevredenheid gebruikt. Naast de management rapportages (op ERP) werken we ook succesvol samen op andere projecten. Een forecasting systeem, wat door Archin is ontwikkeld en het implementeren van Power BI zijn hiervan goede voorbeelden.
We hebben Archin leren kennen als een professionele organisatie die snel en zelfstandig te werk gaat. De projecten worden op een Agile wijze benaderd waar helder wordt gecommuniceerd wat betreft de verwachtingen en planning
Meer informatie?
In deze case wordt slechts klein gedeelte van de volledige BI-inrichting beschreven. Wil je meer informatie over wat er allemaal voor jullie organisatie mogelijk is? Neem dan gerust contact met ons op. We vertellen je er graag meer over.